Оформление
Как распорядиться залогом и документами по бронированию
Из карточки бронирования делается всё, что не сводится к выдаче и приёму: документы, фотофиксация и решение по залогу.
Порядок решения по залогу
- Завершите приём и посчитайте доплаты, если они есть.
- Решите, что делать с залогом: вернуть целиком, удержать часть или отложить возврат.
- Если удерживаете — оформите удержание за конкретную доплату, а не опцией «не возвращать».
- Проверьте, что способ удержания совпадает со способом, которым залог принимался.
- Проведите возврат оставшейся суммы.
Документы
Документы генерируются по шаблонам и скачиваются готовыми. Подписание в электронном виде подключается отдельной интеграцией — она же хранит подписанный файл и показывает его статус.
Фотографии осмотра
К бронированию прикладываются фотографии состояния средства — при выдаче и при возврате.
Важно
Кнопка загрузки появляется только у бронирования, по которому аренда идёт или уже завершилась. Заранее, на этапе заявки, приложить фото некуда.
Подсказка
Фотографии решают споры о повреждениях лучше, чем отметки на схеме: схема говорит «царапина слева», фотография — какая именно и когда.
Три способа поступить с залогом
При приёме залог не обязан возвращаться целиком. Способов три, и путать их дорого.
| Способ | Что происходит | Когда уместно |
|---|---|---|
| Вернуть полностью | Залог уходит клиенту | Претензий нет |
| Удержать часть | Доплаты вычитаются из залога, остаток возвращается | Есть конкретные доплаты |
| Не возвращать | Залог остаётся в кассе целиком | Крайний случай |
«Не возвращать» — не то же самое, что удержание
Опция «не возвращать» оставляет залог в кассе как переплату по бронированию. Она не объясняет, за что удержано, и в отчётах выглядит не расходом клиента, а лишними деньгами.
Если удерживаете за конкретное нарушение — оформляйте это удержанием доплаты, даже когда сумма совпадает со всем залогом. Через полгода вопрос «почему клиенту не вернули залог» должен иметь ответ в системе, а не в памяти сотрудника.
Удержание ограничено способом оплаты
Вычесть доплату из залога можно только тем же способом, каким залог принимался. Принят наличными — удержание пройдёт по наличной кассе. Разные способы комбинируются, но каждый в своих пределах.
Как вернуть залог позже
Так делают, когда ждут штрафы: часть залога отдают сразу, остаток придерживают до выяснения.
В интерфейсе это называется «Частичный возврат залога».
Один раз — настроить срок
- Откройте настройки компании.
- Найдите «Кол-во дней после которого возвращается залог».
- Впишите, через сколько дней остаток должен быть возвращён.
Важно
Настройка общая для всех бронирований, отдельно по каждому её не задать. Ноль означает, что залог всегда возвращается целиком при приёме, — тогда частичный возврат вам не нужен.
При приёме — придержать остаток
- Запустите приём транспортного средства.
- Включите переключатель «Частичный возврат залога».
- В появившемся поле впишите сумму, которую отдаёте клиенту сейчас, без учёта доплат.
- Завершите приём.
Вписывается отдаваемая сумма, а не удерживаемая
Это частая ошибка. В поле идёт то, что клиент получает на руки прямо сейчас; остаток система придержит сама.
Сумма залога в самом бронировании при этом не меняется — придержанное видно отдельно, а не вычитается из исходной суммы.
Подсказка
Переключатель недоступен, если включено «не возвращать залог»: это взаимоисключающие решения. Сначала снимите второе.
Дальше — не забыть вернуть
Бронирование с придержанным залогом уходит из общего списка неактивных в отдельный раздел «Возвраты залогов». Искать его среди прочих отъездивших бесполезно — его там нет.
Смотреть такие бронирования можно в двух местах:
| Где | Что показывает |
|---|---|
| Список бронирований, область «Неактивные», раздел «Возвраты залогов» | Таблица со своим поиском и выгрузкой: номер, средство, клиент, сроки, состояние оплаты, ответственный |
| Виджет «Возвраты залогов» на главной | Короткий перечень: номер, средство, дата окончания, ответственный |
Ни там, ни там не написано, сколько вы должны
Обе таблицы отвечают на вопрос «по каким бронированиям остался долг перед клиентом», а не «сколько». Сумму смотрите в самой карточке бронирования.
Подсказка
Виджет короткий и годится для ежедневного взгляда; раздел в списке — для разбора, потому что в нём есть поиск и выгрузка таблицей.
Частичный возврат честнее, чем «не возвращать»: клиент знает, когда получит деньги, а компания не забывает про обязательство.
Проблемный клиент
Если аренда прошла плохо, из карточки можно изменить категорию клиента. Категорий пять: новый, лояльный, постоянный, серый и чёрный.
Категория видна при следующем обращении этого клиента — в том числе другому сотруднику, который его не помнит.
Подсказка
Смысл категории не в наказании, а в передаче знания по смене. Отметка «серый» с пояснением полезнее устного «с этим были проблемы, но я не помню какие».
Архивация
Завершённые аренды следует архивировать: архив разгружает рабочие списки. Архивированное бронирование не теряется и возвращается обратно при необходимости.
Важно
Архивация и удаление — разные вещи. Первое обратимо, второе нет и оставляет платежи в кассе без связи с арендой.