Чем чек-листы отличаются от задач

Чек-листы — это списки дел, закреплённые за сотрудниками. У каждого работника свой список; отдельно существует общий список дел, не привязанный ни к кому.

Задача из чек-листа не связана с бронированием или транспортным средством — это рутина смены: что открыть, что проверить, что подготовить.

Что нужно, чтобы создать пункт

Обязательны два поля: сотрудник и описание. Без них пункт не сохранится — система прямо скажет, чего не хватает.

Необязательно, но полезно — срок «Сделать до». Он и превращает список в чек-лист смены, а не в бессрочный перечень пожеланий.

Отбор по сотрудникам

Фильтр по работникам принимает несколько значений сразу. Так собирается список на смену: выбрали тех, кто сегодня работает, и видите их дела вместе.

Копирование между работниками

Отдельное действие переносит задачи от одного работника к другому. Это главный способ не набирать одно и то же руками: типовой набор дел заводится один раз на одного сотрудника и копируется остальным.

Переносится только описание пункта. Срок «Сделать до» при копировании не переносится, а отметки о выполнении у получателя начинаются с нуля — он получает список дел, а не чужой отчёт о них.

Важно

Копирование создаёт пункты у получателя, а не передаёт их. У исходного сотрудника список остаётся прежним, поэтому после копирования одно и то же дело числится за обоими.

Отметки обнуляются каждые сутки

Важно

В начале новых суток все отметки выполнения снимаются. Это и есть смысл чек-листа: он про ежедневную рутину, а не про разовые поручения.

Если дело нужно сделать один раз — это задача, а не пункт чек-листа. Поставленное в чек-лист разовое поручение будет возвращаться каждый день.

Кто что может

Чек-листы заводят администратор и управляющий. Раздел со списками всех сотрудников доступен начиная с роли менеджера — оттуда же их можно создавать и править.

Как собрать чек-лист смены

1. Откройте чек-листы.
2. Отфильтруйте список по тем, кто сегодня работает: фильтр принимает нескольких сотрудников сразу.
3. Заведите пункты одному из них: в диалоге два поля — работник и описание.
4. Скопируйте набор остальным по очереди: выберите, у кого берём и кому отдаём. За раз получатель один, поэтому на смену из пяти человек это четыре копирования.

Срок «Сделать до» задаётся не здесь

На общем экране чек-листов у пункта нет ни поля срока, ни колонки с ним. Срок проставляется в личном списке дел сотрудника.

Разовые поручения сюда не ставьте: отметки снимаются каждые сутки, и дело будет возвращаться. Для них есть задачи.