Оформление
Как выставить счёт
Счёт выставляется плательщику — чаще всего компании, которая арендует транспорт для сотрудников. Счета заводятся в своём разделе и при необходимости привязываются к бронированию.
Порядок
- Откройте раздел счетов.
- Создайте счёт и укажите сумму и описание.
- Привяжите его к бронированию, если счёт относится к конкретной аренде.
- Сохраните и передайте счёт плательщику.
- Когда деньги поступят, проведите их операцией по кассе.
Состояние счёта и поступление денег — разные вещи
Состояние счёта выбирается вручную и само по себе денег в кассу не заводит. Пока поступление не проведено операцией, счёт может выглядеть закрытым, а касса этого не увидит.
Подсказка
Блок счетов в карточке бронирования — только список: он показывает выставленные счета, но заводятся они в своём разделе.
Что видно в списке
| Колонка | Что означает |
|---|---|
| Номер | Номер счёта |
| Дата | Дата выставления |
| Описание | За что выставлен; длинный текст сворачивается |
| Сумма | Сумма счёта |
| Поступило | Сколько по счёту уже получено |
Поступившая сумма
Колонка поступления показывает сумму, а не галочку: по счёту может прийти и часть. Она считается из проведённых платежей и вручную не выставляется.
Важно
Пока поступление не проведено операцией по кассе, в этой колонке будет ноль, каким бы ни было состояние счёта. Состояние выбирается человеком, сумма — считается.
Номер счёта
Номер задаётся вручную — система его не присваивает. Заведите себе правило нумерации и держитесь его: дубли и пропуски потом объяснять бухгалтерии.
Что попадает в файл счёта
Счёт формируется файлом, который отправляется плательщику. Оплату можно разбить по видам услуг — тогда в документе видно, за что именно выставлено.
Описание в документ не попадает
Поле описания — ваша внутренняя пометка. В выгружаемый счёт оно не входит, поэтому то, что должен увидеть плательщик, пишите в позициях, а не в описании.
Привязка к бронированию
Указывать можно только существующий номер бронирования. Несуществующий номер счёт не примет.
Контроль оплаты
Оплата считается автоматически, а этап счёта выбирается вручную — это разные вещи, и расхождение между ними как раз и есть повод разобраться.
Важно
Удаление счёта необратимо.