Чем касса сотрудника отличается от кассы компании
Это две разные сущности, и путать их не стоит.
| Касса | На какой вопрос отвечает |
|---|---|
| Сотрудника | Сколько денег на руках у конкретного человека |
| Компании | Все движения денег филиала, включая операции касс сотрудников |
Касса сотрудника показывает личную ответственность: принял оплату наличными — сумма у него на руках, пока он не сдал её в кассу компании. Касса компании показывает общий остаток.
Остаток предыдущей операции
В списке операций у каждой строки доступен остаток на момент операции. Это помогает найти место расхождения: если итог не сходится, видно, на какой операции остаток поехал.
Несколько касс
У компании может быть несколько касс. В списке их можно отфильтровать и смотреть по отдельности — см. мультивалютность, если кассы ведутся в разных валютах.
Зачем нужна касса компании
Она содержит все операции филиала, в том числе прошедшие через кассы сотрудников. Отсюда два её основных применения:
- найти операцию, когда неизвестно, кто из сотрудников её провёл;
- отменить ошибочную операцию.
Наличные и безналичные средства показываются отдельными суммами.
Аннулирование операции
Аннулирование необратимо
Отменить аннулирование нельзя — повторная попытка отклоняется. Исходная операция помечается аннулированной с указанием, кто это сделал, и рядом создаётся корректирующая операция с обратным знаком.
Обе остаются в истории: касса не «забывает» ошибку, она её компенсирует. Поэтому после аннулирования сверьте кассы сотрудников — остаток у того, кто проводил исходную операцию, изменится.
Деньги разворачиваются только у проведённой операции. Непроведённая при создании ничего не двигала, поэтому её аннулирование остатков не меняет.
Период по умолчанию
Поиск работает по загруженному периоду. Для старых операций сначала выберите период: по умолчанию экран кассы компании загружает последний месяц.
Что можно и чего нельзя в кассе сотрудника
| Действие | Можно |
|---|---|
| Изменить группу, транспортное средство, описание | Да |
| Изменить сумму | Только пока операция не проведена |
| Удалить операцию | Нет |
| Отменить операцию | «Управляющий филиалом» и «Главный администратор» |
У проведённой операции сумму исправляют отменой, а не правкой
Пока операция не проведена, сумму ещё можно поправить. После проведения она запирается намеренно: иначе касса переставала бы сходиться с тем, что реально происходило.
Ошибка в проведённой операции исправляется аннулированием и новой операцией на верную сумму.
Дата операции при редактировании кассы компании показывается в часовом поясе филиала — подробнее в статье Как провести операцию по кассе.
Пользователи с ролями «Управляющий филиалом» и «Главный администратор» отмечают операции как «Проверен» или «Не принят» — так разбираются расхождения по смене.
Если у сотрудника есть остатки в нескольких валютах, его касса показывает отдельную сумму для каждой валюты. Это работает и при выключенной мультивалютности: суммы в разных валютах не складываются в одно число.
Приём и выдача денег сотруднику
Движение денег между сотрудником и кассой компании оформляется отдельно: сотрудник кладёт в кассу или забирает из неё. Это не расход и не доход компании, а перемещение внутри неё.
Период в кассе сотрудника
Касса сотрудника показывает недавние операции. Более старые ищите в кассе компании — там задаётся произвольный период.
Как найти операцию
- Откройте кассу компании — в ней собраны операции всех сотрудников филиала.
- Задайте период явно: по умолчанию показываются только недавние операции.
- Идите по строкам снизу вверх — список отсортирован новыми сверху, и предыдущая по времени операция лежит НИЖЕ. Сравнивайте остаток строки с остатком той, что под ней: первая пара, где разница не совпадает с суммой операции, и есть место расхождения.
Как исправить ошибочную операцию
- Откройте операцию.
- Если она ещё не проведена — просто исправьте сумму.
- Если проведена — аннулируйте её. Система пометит исходную и создаст корректирующую с обратным знаком.
- Проведите новую операцию на верную сумму.
- Сверьте кассу сотрудника, проводившего исходную операцию: его остаток изменился.
Когда доступно аннулирование
Аннулировать операцию могут только пользователи с ролями «Управляющий филиалом» и «Главный администратор». Кнопка предусмотрена для проведённой, ещё не аннулированной операции. У внутренних переводов и платежей Stripe её нет. Для платежей через другие сервисы доступность аннулирования зависит от провайдера и исхода платежа.