Как распорядиться залогом и документами по бронированию
Из карточки бронирования делается всё, что не сводится к выдаче и приёму: документы, фотофиксация и решение по залогу.
Порядок решения по залогу
- Откройте приём и посчитайте доплаты, если они есть.
- В этом же окне решите, что делать с залогом: вернуть целиком, удержать часть или отложить возврат.
- Если удерживаете — оформите удержание за конкретную доплату, а не опцией «Не возвращать».
- Для автоматического вычета выберите у доплаты тот же способ оплаты, что и для возврата залога.
- Проверьте сумму возврата и завершите приём.
Документы
Документы генерируются по шаблонам и скачиваются готовыми. Подписание в электронном виде подключается отдельной интеграцией — DocuSeal: договор уходит клиенту на подпись из карточки бронирования, а в списке документов виден статус подписания.
Фотографии осмотра
К бронированию прикладываются фотографии состояния средства — при выдаче и при возврате.
К материалам осмотра и повреждениям можно прикладывать фото и видео: фото — до 50 МиБ, видео — до 300 МиБ на файл. Места повреждений отмечаются на схеме при выдаче и приёме.
Если файл отклонён из-за размера или неподходящего типа, он не добавляется, а система показывает имена таких файлов с сообщением «Не добавлены (превышен лимит или неподходящий тип)». Это отличается от сбоя сохранения уже добавленного фото: для него система пишет Фотография не сохранилась — нажмите «Повторить»; нажмите «Повторить» у этого фото.
После временного сбоя загрузка повторяется автоматически; если ошибка осталась, повторите загрузку. Фото и видео можно открыть на весь экран и листать стрелками. Значок файла вместо миниатюры означает, что браузер не смог показать предпросмотр, это не означает потерю файла: откройте его, чтобы увидеть доступное действие «Скачать».
Важно
Фотографии можно загрузить в активное бронирование, в том числе до выдачи, или в уже завершённое бронирование.
Подсказка
Фотографии решают споры о повреждениях лучше, чем отметки на схеме: схема говорит «царапина слева», фотография — какая именно и когда.
Три способа поступить с залогом
При приёме залог не обязан возвращаться целиком. Способов три, и путать их дорого.
| Способ | Что происходит | Когда уместно |
|---|---|---|
| Вернуть полностью | Залог уходит клиенту | Претензий нет |
| Удержать часть | Доплаты вычитаются из залога, остаток возвращается | Есть конкретные доплаты |
| Не возвращать | Залог остаётся в кассе целиком | Крайний случай |
Для обычного удержания (когда деньги уже получены, а не заморожены на карте) сначала фактически верните деньги клиенту и отразите выплату в платежах, затем в карточке нажмите «Залог возвращён». Кнопка только закрывает удержание и убирает бронирование из списка «Залог»; сама она возврат и платёж не оформляет. Отменить закрытие нельзя, выполнить его может только штатный сотрудник.
«Не возвращать» — не то же самое, что удержание
Опция «Не возвращать» оставляет залог в кассе как переплату по бронированию. Она не объясняет, за что удержано, и в отчётах выглядит не расходом клиента, а лишними деньгами.
Если удерживаете за конкретное нарушение — оформляйте это удержанием доплаты, даже когда сумма совпадает со всем залогом. Через полгода вопрос «почему клиенту не вернули залог» должен иметь ответ в системе, а не в памяти сотрудника.
Удержание ограничено способом оплаты
Доплата автоматически вычитается из возвращаемой суммы, если её способ оплаты совпадает со способом, выбранным для возврата залога. Способ первоначального приёма залога в этом сравнении не участвует. При разных способах доплату принимают отдельно.
Как вернуть залог позже
Так делают, когда ждут штрафы: часть залога отдают сразу, остаток придерживают до выяснения.
В интерфейсе это называется «Частичный возврат залога».
Один раз — настроить срок
- Откройте настройки компании.
- Найдите «Кол-во дней после которого возвращается залог».
- Впишите, через сколько дней остаток должен быть возвращён.
В профиле компании можно включить «Напоминать о возврате удержанного залога» и задать текст напоминания. Для включения укажите срок удержания. Когда он истечёт, сотрудники филиала получат одно напоминание в колокольчик и по настроенным каналам — Telegram, почте и push. Напоминание работает для обычного удержанного залога во всех странах.
Важно
Настройка общая для всех бронирований, отдельно по каждому её не задать. Нулевой срок не обязывает возвращать весь залог: частичный возврат можно выбрать вручную независимо от этого срока.
При приёме — придержать остаток
- Запустите приём транспортного средства.
- Включите переключатель «Частичный возврат залога».
- В появившемся поле впишите сумму, которую отдаёте клиенту сейчас, без учёта доплат.
- Завершите приём.
Вписывается отдаваемая сумма, а не удерживаемая
Это частая ошибка. В поле идёт то, что клиент получает на руки прямо сейчас; остаток система придержит сама.
Сумма залога в самом бронировании при этом не меняется — придержанное видно отдельно, а не вычитается из исходной суммы.
Подсказка
Переключатель недоступен, если включено «Не возвращать»: это взаимоисключающие решения. Сначала снимите второе.
Дальше — не забыть вернуть
Бронирование с придержанным залогом уходит из общего списка неактивных в отдельный раздел «Возвраты залогов». Искать его среди прочих отъездивших бесполезно — его там нет.
Смотреть такие бронирования можно в двух местах:
| Где | Что показывает |
|---|---|
| Список бронирований, область «Неактивные», раздел «Возвраты залогов» | Таблица с выгрузкой: номер, средство, клиент, сроки, состояние оплаты, остаток залога, ответственный |
| Виджет «Возвраты залогов» на главной | Короткий перечень: номер, средство, дата окончания, ответственный |
Где посмотреть сумму
В списке бронирований сумма показана в колонке «Остаток». Виджет на главной сумму не показывает — откройте список или карточку бронирования.
Подсказка
Виджет короткий и годится для ежедневного взгляда; раздел в списке — для разбора, потому что в нём есть суммы и выгрузка таблицей.
Частичный возврат честнее, чем «Не возвращать»: клиент знает, когда получит деньги, а компания не забывает про обязательство.
Проблемный клиент
Если аренда прошла плохо, из карточки можно изменить категорию клиента. Категорий пять: новый, лояльный, постоянный, серый и чёрный.
Категория видна при следующем обращении этого клиента — в том числе другому сотруднику, который его не помнит.
Подсказка
Смысл категории не в наказании, а в передаче знания по смене. Отметка «серый» с пояснением полезнее устного «с этим были проблемы, но я не помню какие».
Архивация
Завершённые аренды следует архивировать: архив разгружает рабочие списки. Архивированное бронирование не теряется и возвращается обратно при необходимости.
Важно
Архивация и удаление — разные вещи. Первое обратимо, второе нет и оставляет платежи в кассе без связи с арендой.