Как настроить шаблон документа
Шаблон определяет, что попадёт в документ и как он будет выглядеть.
Порядок для PDF-шаблона
- Откройте шаблоны документов.
- Выберите тип шаблона — от него зависит, в какой момент документ предлагается и какие данные в нём доступны.
- Отредактируйте содержимое шаблона непосредственно в редакторе.
- Расставьте переменные в местах, где должны подставиться данные бронирования, клиента и компании.
- Сохраните и проверьте результат на настоящем бронировании — подстановку видно только в сгенерированном документе.
Важно
Проверять шаблон обязательно на реальных данных. Неизвестное имя переменной может дать пустое значение. Ошибка синтаксиса или выполнения шаблона Liquid может остановить генерацию подписанного PDF или отправку письма с вложением.
Типы шаблонов
| Тип | Когда используется |
|---|---|
| «Начало брони» | Договор и акт при выдаче |
| «Окончание брони» | Документы при приёме |
| «Продление» | При продлении срока |
| «Счета» | Для выставления счёта |
| «Акт» | Акт выполненных работ |
Тип выбирается при создании и определяет, в каком месте системы шаблон предлагается.
Привязка к транспортному средству
Шаблон может быть общим или привязанным к конкретному средству. Привязка нужна, когда у части парка свои условия: например, транспортные средства партнёра оформляются другим договором.
Если привязки нет, шаблон доступен для всего парка.
Переменные
В шаблон подставляются данные бронирования, клиента и транспортного средства. Набор доступных переменных виден при редактировании — вписывать их наизусть не нужно.
Два движка документов
В системе две разные системы генерации, и выбор между ними определяет, что с документом можно делать.
| Документ Word | Документ PDF | |
|---|---|---|
| Редактируется после генерации | Да | Нет |
| Отправляется клиенту из системы | Нет | Да |
| Подпись клиента | Нет | Да |
| Подстановка изображений | Нет | Да |
| Оформление | Средствами Word | Разметкой страницы |
Ошибку в PDF правят в данных, а не в файле
Сгенерированный PDF отредактировать нельзя. Если в договоре опечатка — исправляйте исходные данные (бронирование, клиента, шаблон) и генерируйте заново.
Подсказка
Word подходит, когда документ дальше правится руками или печатается. PDF — когда документ уходит клиенту и должен быть подписан.
Особые переменные PDF
Кроме подстановок данных в PDF-шаблоне работают три служебные переменные:
| Переменная | Что делает |
|---|---|
| Разрыв страницы в этом месте |
| Место вставки сохранённой подписи клиента |
| Место вставки сохранённой подписи клиента |
Важно
Каждая переменная подписи работает самостоятельно: при наличии сохранённой подписи вместо неё вставляется изображение, при отсутствии — переменная удаляется. Использовать их парой не требуется.
Отдельные шаблоны под случаи
Свои шаблоны нужны для юридических лиц, продления аренды и счетов — данные и формулировки там разные. Дополнительные шаблоны и PDF-систему включают отдельно в настройках компании. Для доступа к редактору PDF-шаблонов нужна услуга «Генерация документов в PDF» в тарифе либо действующий пробный период.
Word-шаблоны загружают и скачивают в профиле компании при включённой настройке «Система шаблонов на основе MS Word». Существующий Word-шаблон можно скачать, поправить в Word и загрузить обратно — заново собирать его не требуется.
Размер загружаемого шаблона ограничен 50 МБ.