Как настроить обслуживание транспортного средства
Обслуживание заводится как запись с датой и, при необходимости, повторением.
Порядок
- Откройте карточку нужного транспортного средства или раздел обслуживания, если хотите выбрать несколько.
- Создайте запись обслуживания.
- Укажите дату и вид работ.
- Задайте повторение, если работы регулярные.
- Настройте, за сколько заранее предупреждать.
- Сохраните.
Что заполняется
| Поле | Что означает |
|---|---|
| Транспортные средства | В карточке запись создаётся для открытого транспортного средства; в разделе обслуживания можно выбрать сразу несколько |
| Вид работ | Что именно делается |
| «Дата обслуживания» | От неё считается следующий срок |
| «Дата следующего обслуживания» | Отдельная дата для страховки |
| Ответственный | Кто из сотрудников отвечает |
| Подрядчик | Указывается при завершении обслуживания, если работу выполнял подрядчик |
| Критичность | Насколько срочно |
| Описание | Произвольное пояснение |
Периодичность: дни или пробег
Повторяющееся обслуживание задаётся шагом — по числу дней либо по пробегу. Это разные основания: замена масла привязана к пробегу, страховка и техосмотр — к датам. Для обычного обслуживания следующая дата считается как предыдущая дата обслуживания плюс шаг в днях; отдельную следующую дату можно указать только для страховки.
Напоминание заранее
Отдельно указывается, за сколько предупредить. После обнаружения срока система планирует отправку уведомлений на следующий день примерно в 10:15 по часовому поясу компании.
Подсказка
Выбор нескольких транспортных средств сразу удобен для сезонных работ: смена резины заводится на весь парк одной записью.
Когда срабатывает напоминание
Напоминаний по каждой записи может быть два, и приходят они в разные моменты.
Первое — заранее. По пробегу оно срабатывает, когда текущий пробег достигает отметки «пробег последнего обслуживания + шаг − уведомить за». По датам — так же, только в днях.
Второе — по факту. Когда наступает сам срок: пробег последнего обслуживания плюс полный шаг, или дата плюс полный шаг в днях.
Важно
При нулевом значении «Уведомить за» отдельного раннего предупреждения нет. Уведомление планируется, когда наступает сам срок обслуживания.
Ставьте запас, соизмеримый с тем, сколько времени нужно на организацию работ.
После завершения
При завершении периодической записи можно указать подрядчика. Система создаёт следующую запись с тем же шагом, отсчитывая его от новых показаний.
Подсказка
Проверяйте созданную запись сразу: шаг переносится прежний, а он мог измениться вместе с регламентом или условиями эксплуатации.
Кто получает уведомления
Если у записи назначены ответственные — уведомления уходят им, плюс письмо на общую почту компании. Если ответственных нет — остаётся только общий канал компании: письмо на её адрес и сообщение в общий чат, если он подключён.
Подсказка
Назначайте ответственного там, где работу делает конкретный человек. Без него напоминание попадает в общий поток, где его легко пропустить.