Как сделать шаблон договора в Word

Word-шаблон — обычный файл .docx, в котором вместо данных клиента, бронирования и объекта стоят переменные в фигурных скобках. При формировании документа система подставляет в них значения и отдаёт готовый файл, который можно поправить и распечатать.

Чем Word-шаблоны отличаются от PDF-шаблонов, описано в разделе Как настроить шаблон документа.

Включите Word-шаблоны

1. Откройте профиль компании, вкладку «Шаблоны».
2. Включите «Система шаблонов на основе MS Word».
3. Если нужно больше одного договора — например, отдельные договор, акт и доверенность, — включите также «Загрузка дополнительных DOCX шаблонов». Этот переключатель доступен только при включённой системе Word-шаблонов.

Какие шаблоны можно загрузить

Шаблон	Где загружается	Когда используется
Договор с физлицом	«Загрузка шаблона договора для физлиц»	Бронирование клиента — физлица
Договор с юрлицом	«Загрузка шаблона договора для юрлиц»	Бронирование клиента — юрлица
Счёт	«Загрузка шаблона счёта»	Счета клиента
Продление	«Загрузка шаблона для продления»	Окно продления бронирования
Дополнительные	«Дополнительные DOCX шаблоны» → «Добавить»	Выбираются вручную в бронировании
Договор для конкретного объекта	Карточка объекта, вкладка «Файлы»	Бронирования этого объекта вместо общего договора

Пока свой шаблон не загружен, используется пример от RentProg. Ссылки на примеры — вверху вкладки «Шаблоны»: договор и акт, договор с юрлицом, счёт, продление.

Порядок работы

1. Скачайте пример шаблона или текущий шаблон кнопкой «Скачать текущий».
2. Откройте файл в Word и отредактируйте текст договора: оформление, таблицы и шрифты остаются такими, как вы их сделаете.
3. Расставьте переменные там, где должны появиться данные, — см. Переменные.
4. Сохраните файл в формате .docx. Старый формат .doc не принимается.
5. Загрузите файл в нужное поле на вкладке «Шаблоны». Новый файл заменяет прежний. Размер — до 50 МБ.
6. Откройте настоящее бронирование и сформируйте документ — проверьте, что все данные подставились.

Подсказка

Чтобы поправить шаблон позже, не собирайте его заново: скачайте текущий, измените и загрузите обратно.

Как сформировать документ

Договор и акт. В карточке бронирования нажмите иконку «Сгенерировать документы». Файл скачается на компьютер, в мобильном приложении — откроется окно «Поделиться».

• Без дополнительных шаблонов договор выбирается сам: для физлица — договор с физлицом, для юрлица — договор с юрлицом.
• С дополнительными шаблонами иконка открывает список: «Базовый шаблон», «Шаблон для юр. лиц» и все загруженные дополнительные шаблоны. Выберите нужный.

Счёт формируется из списка счетов клиента, продление — в окне продления бронирования.

Порядок дополнительных шаблонов в списке задаётся стрелками на их карточках в профиле, название — полем «Название шаблона». Это же название попадает в имя скачанного файла.

Шаблон для конкретного объекта

Если часть парка оформляется другим договором — например, объекты партнёра, — загрузите для них отдельный шаблон: карточка объекта → вкладка «Файлы» → «Загрузка шаблона договора/акта с физлицом уникального для авто» или «…с юрлицом…».

Для бронирований этого объекта такой шаблон заменяет общий договор. Если уникального шаблона нет, используется общий. При включённых дополнительных шаблонах уникальный договор с физлицом открывается пунктом «Базовый шаблон».

Переменные

Переменная пишется латиницей в одинарных фигурных скобках, без пробелов внутри: {last_name}. Полный список с пояснениями открывается кнопкой «Переменные в шаблоне» на вкладке «Шаблоны». Самые частые:

Что подставится	Переменная
Фамилия, имя, отчество клиента	{last_name}, {first_name}, {middle_name}
Паспорт: серия, номер, кем выдан	{passport_series}, {passport_number}, {passport_issued}
Водительское удостоверение	{driver_series}, {driver_number}, {driver_issued}
Телефон, адрес	{phone}, {address}
Начало и окончание аренды	{start_date}, {end_date} — с временем; {start_date_short}, {end_date_short} — только дата
Место выдачи и возврата	{location_start}, {location_end}
Объект: название, госномер, VIN, цвет, год	{car_name}, {car_number}, {car_vin}, {car_color}, {car_year}
Срок, цена за сутки, стоимость аренды	{days}, {price}, {cost}
Залог, итог без залога, итог с залогом	{deposit}, {total}, {total_with_deposit}
Уже оплачено	{prepaid}
Пробег при выдаче и приёме	{start_mileage}, {end_mileage}
Номер бронирования, сегодняшняя дата	{serial_number}, {date}
Подписанты	{client_signer} — клиент: у юрлица директор, у физлица ФИО; {company_signer} — сотрудник, оформляющий бронирование
Реквизиты юрлица	{entity_name}, {ceo}, {inn}, {ogrn}, {bank}, {bik}, {acc_number}, {korr}
Свои поля бронирования и объекта	{custom_field_1}…{custom_field_3}, {cars_custom_field_1}…{cars_custom_field_3}

В шаблоне счёта есть свои переменные: {number} — номер счёта, {sum} — сумма, {sum_words} — сумма прописью. В шаблоне продления — {prolong_days}, {prolong_price}, {prolong_sum} и {prolong_end_date}, а также все переменные договора.

Если у клиента или бронирования поле не заполнено, вместо значения остаются пробелы — на этом месте можно дописать данные от руки.

Условия: показать строку, только если она нужна

Текст между {#переменная} и {/переменная} попадёт в документ, только если условие выполнено. Переменные условий начинаются с has_:

{#has_delivery_start}Стоимость доставки: {delivery_start}{/has_delivery_start}

Строка про доставку появится, только если доставка в бронировании платная. Так же работают {#has_insurance}, {#has_add_drivers_cost}, {#has_sale}, {#has_tariff} и другие условия из списка переменных.

Списки: дополнительные водители и услуги в счёте

Повторяющийся блок пишется так же, как условие, но повторяется для каждого элемента.

Дополнительные водители договора:

{#add_drivers_array}{#has_add_drivers}{#drivers}
{driver_lastname} {driver_name} {driver_middlename}, паспорт {driver_passport_series} {driver_passport_number}, ВУ {driver_driver_series} {driver_driver_number}
{/drivers}{/has_add_drivers}{/add_drivers_array}

Если список не нужен, достаточно одной переменной: {add_drivers_info} — кратко, {add_drivers_info_full} — с датой рождения, адресом и документами.

Строки услуг в счёте:

{#services}{number}. {service}, {sum}{/services}

Частые ошибки

Что видно	Причина и что делать
«Ошибка генерации договора!» или «Ошибка при формировании документа по шаблону»	Шаблон не разобрался: у {#…} нет пары {/…} с тем же именем, пропущена или удвоена скобка, файл сохранён не в .docx. Исправьте шаблон и загрузите его заново
«Ошибка при загрузке шаблона»	Файл шаблона не скачался. Повторите попытку; если ошибка не проходит, загрузите шаблон заново
На месте переменной пусто	Поле не заполнено в карточке клиента, бронирования или объекта — либо имя переменной написано с ошибкой: опечатка, пробел внутри скобок, кириллическая буква вместо похожей латинской. Сверьте имя со списком переменных и перепечатайте его целиком

Важно

Условие и список должны открываться и закрываться в одном месте текста: не начинайте {#…} в одной ячейке таблицы, а заканчивайте {/…} в другой.